ERP dan CRM merupakan salah satu software computer yang banyak digunakan oleh perusahaan, baik itu berupa open source maupun tidak.
ERP
ERP (Enterprise Resource Planning) System adalah sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusahaan manufaktur maupun jasa yang berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan bersangkutan. ERP berkembang dari Manufacturing Resource Planning (MRP II) dimana MRP II sendiri adalah hasil evolusi dari Material Requirement Planning (MRP) yang berkembang sebelumnya. Sistem ERP secara modular biasanya mengangani proses manufaktur, logistik, distribusi, persediaan (inventory), pengapalan, invoice dan akunting perusahaan. Ini berarti bahwa sistem ini nanti akan membantu mengontrol aktivitas bisnis seperti penjualan, pengiriman, produksi, manajemen persediaan, manajemen kualitas dan sumber daya manusia.
ERP sering disebut sebagai Back Office System yang mengindikasikan bahwa pelanggan dan publik secara umum tidak dilibatkan dalam sistem ini. Berbeda dengan Front Office System yang langsung berurusan dengan pelanggan seperti sistem untuk e-Commerce, Costumer Relationship Management (CRM), e-Government dan lain-lain.
Modul ERP
Secara modular, software ERP biasanya terbagi atas 3 modul utama yakni modul Operasi, modul pendukung yakni Finansial dan Akunting serta modul Sumber Daya Manusia.
1. Modul Operasi
General Logistics, Sales and Distribution, Materials Management, Logistics Execution, Quality Management, Plant Maintenance, Customer Service, Production Planning and Control, Project System, Environment Management.
2. Modul Financial & Akuntansi
General Accounting, Financial Accounting, Controlling, Investment Management, Treasury, Enterprise Controlling.
3. Modul Sumber Daya Manusia
Personnel Management, Personnel Time Management, Payroll, Training and Event Management, Organizational Management, Travel Management.
Manfaat Menggunakan ERP
Berikut ini adalah sebagian kecil manfaat dengan diaplikasikannya ERP bagi perusahaan:
1. Integrasi data Keuangan
Untuk mengintegrasikan data keuangan sehingga top management bisa melihat dan mengontrol kinerja keuangan perusahaan dengan lebih baik.
2. Standarisasi Proses Operasi
Menstandarkan proses operasi melalui implementasi best practice sehingga terjadi peningkatan produktivitas, penurunan inefisiensi dan peningkatan kualitas produk.
3. Standarisasi Data dan Informasi
Menstandarkan data dan informasi melalui keseragaman pelaporan, terutama untuk perusahaan besar yang biasanya terdiri dari banyak business unit dengan jumlah dan jenis bisnis yg berbeda-beda.
Tips memilih ERP
Berikut adalah beberapa tips bagaimana cara memilih ERP yang sesuai bagi perusahaan:
1. Knowledge & Experience
Knowledge adalah pengetahuan tentang bagaimana cara sebuah proses seharusnya dilakukan, jika segala sesuatunya berjalan lancer. Experience adalah pemahaman terhadap kenyataan tentang bagaimana sebuah proses seharusnya dikerjakan dengan kemungkinan munculnya permasalahan. Knowledge tanpa experience menyebabkan orang membuat perencanaan yang terlihat sempurna tetapi kemudian terbukti tidak bisa diimplementasikan. Experience tanpa knowledge bisa menyebabkan terulangnya atau terakumulasinya kesalahan dan kekeliruan karena tidak dibekali dengan pemahaman yg cukup.
2. Selection Methodology
Ada struktur proses seleksi yang sebaiknya dilakukan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan dalam memilih ERP. Proses seleksi tidak harus selalu rumit agar efektif. Yang penting organized, focused dan simple. Proses seleksi ini biasanya berkisar antara 5-6 bulan sejak dimulai hingga penandatanganan order pembelian ERP. Berikut ini adalah akivitas yg sebaiknya dilakukan sebagai bagian dari proses pemilihan software ERP: analisa strategi bisnis, analisa sumber daya manusia, analisa infrastruktur dan analisa software.
3. Analisa Business Strategy
· Bagaimana level kompetisi di pasar dan apa harapan dari customers?
· Adakah keuntungan kompetitif yang ingin dicapai?
· Apa strategi bisnis perusahaan dan objectives yang ingin dicapai?
· Bagaimana proses bisnis yang sekarang berjalan vs proses bisnis yang diinginkan?
· Adakah proses bisnis yang harus diperbaiki?
· Apa dan bagaimana prioritas bisnis yang ada dan adakah rencana kerja yang disusun untuk mencapai objektif dan prioritas tersebut?
· Target bisnis seperti apa yang harus dicapai dan kapan?
4. Analisa People
· Bagaimana komitment top management thd usaha untuk implementasi ERP?
· Siapa yg akan mengimplementasikan ERP dan siapa yg akan menggunakannya?
· Bagaimana komitmen dari tim implementasi?
· Apa yg diharapkan para calon user thd ERP?
· Adakah ERP champion yg menghubungkan top management dgn tim?
· Adakah konsultan dari luar yg disiapkan untuk membantu proses persiapan?
5. Analisa Infrastruktur
· Bagaimanakah kelengkapan infrastruktur yang sudah ada (overall networks, permanent office systems, communication system dan auxiliary system)?
· Seberapa besar budget untuk infrastruktur?
· Apa infrastruktur yang harus disiapkan?
6. Analisa Software
· Apakah software tsb cukup fleksibel dan mudah disesuaikan dengan kondisi perusahaan?
· Apakah ada dukungan service dari supplier, tidak hanya secara teknis tapi juga untuk kebutuhan pengembangan sistem di kemudian hari?
· Seberapa banyak waktu untuk implementasi yg tersedia?
· Apakah software memiliki fungsi yang bisa meningkatkan proses bisnis perusahaan?
Software ERP yang saat ini beredar, baik yang berlisensi bayar maupun open source: SAP, JDE, BAAN, MFGPro, Protean, Compiere, dan Adempiere.
CRM
CRM (Customer Relationship Management) atau Pengelolaan Hubungan dengan Pelanggan merupakan kegiatan yang meliputi Acquire (mendapatkan), Enhance (Tingkatkan) dan Retain (Pertahankan) pelanggan. CRM secara umum digunakan untuk membantu kegiatan di Sales, Marketing dan Customer Service. Lebih tepatnya, CRM dipakai sebagai sarana penghubung dari suatu perusahaan ke pelanggannya.
Pengembangan dan implementasi CRM dalam Teknologi Informasi bisa menggunakan aplikasi spreadsheet seperti MS Excell, OpenOffice Calc dll pun bisa dibuat CRM sederhana. Akan tetapi untuk perusahaan besar, pasti dibutuhkan aplikasi pengelolaan database (DBMS = DataBase Management System), bisa dengan MS SQL, Oracle, MySQL, IBM DB2 dll. Semua kegiatan yang dilakukan dengan customer akan disimpan secara lengkap, sehingga kalau dibutuhkan akan mudah diakses. Aplikasi dibangun sesuai business logic dari CRM tiap perusahaan. Kebutuhan di perbankan akan berbeda di industri telekomunikasi, begitu juga di retail, hospitality dll. Beberapa vendor besar sudah menyediakan solusi CRM, seperti PeopleSoft, Siebel dll. Walaupun akhir2 ini ada trend dimana perusahaan tidak harus implementasi CRM tapi bisa menyewanya. Sering disebut CRM On-Demand,misal solusi yg ditawarkan Salesforce.com (http://salesforce.com). Sehingga perusahaan bisa lebih fokus ke bagaimana cara pemanfaatannya bukan ke pengembangan dan implementasinya.
Customer relationship management adalah strategi tingkat korporasi, yang berfokus pada pembangunan dan pemeliharaan hubungan dengan pelanggan. Beberapa paket perangkat lunak telah tersedia dengan pendekatan yang berbeda-beda terhadap CRM. Bagaimanapun, CRM bukanlah teknologi itu sendiri, tapi ia adalah pendekatan holistik terhadap falsafah organisasi, yang menekankan hubungan yang erat dengan pelanggan. CRM mengurus filosofi organisasi pada semua tingkatan, termasuk kebijakan dan proses, customer service, pelatihan pegawai, pemasaran, dana manajemen sistem dan informasi. Sistem CRM mengintegrasikan pemasaran, penjualan, dan customer service dari ujung ke ujung.
Beberapa software CRM baik yang bersifat open source maupun tidak, diantaranya adalah SAP, Oracle, Amdocs, dll.
Salah satu fungsi utama software CRM adalah mengumpulkan informasi tentang pelanggan. Ketika mengumpulkan data sebagai bagian dari solusi CRM, perusahaan harus mempertimbangkan keinginan untuk pelanggan privasi dan keamanan data, serta legislatif dan norma-norma budaya. Beberapa pelanggan lebih suka jaminan bahwa data mereka tidak akan dipakai bersama-sama dengan pihak ketiga tanpa persetujuan dan sebelum mereka yang berada di tempat perlindungan untuk mencegah akses ilegal oleh pihak ketiga.
Sebuah sistem CRM harus bisa menjalankan fungsi:
Ø Mengidentifikasi faktor-faktor yang penting bagi pelanggan.
Ø Mengusung falsafah customer-oriented (customer centric)
Ø Mengadopsi pengukuran berdasarkan sudut pandang pelanggan
Ø Membangun proses ujung ke ujung dalam melayani pelanggan
Ø Menyediakan dukungan pelanggan yang sempurna
Ø Menangani keluhan/komplain pelanggan
Ø Mencatat dan mengikuti semua aspek dalam penjualan
Ø Membuat informasi holistik tentang informasi layanan dan penjualan dari pelanggan
Sama seperti ERP (bahasa Inggris:Enterprise Resource Planning), CRM adalah sistem yang sangat komprehensif dengan banyak sekali paket dan pilihan.
Dalam perkembangan CRM, banyak perusahaan kecil dan kelompok-kelompok pengembang yang memfokuskan pada pembuatan perangkat lunak CRM yang didistribusikan secara bebas di Internet atau yang ditawarkan di sebagian kecil dari harga klasik CRM perusahaan perangkat lunak. Namun, banyak vendor untuk mendukung biaya. Software serupa biasanya menawarkan fitur yang populer untuk perangkat lunak paket. Beberapa yang lebih populer adalah:
One Response to ERP dan CRM